Hướng dẫn chi tiết thủ tục xin visa Nhật Bản 2026

Nhật Bản luôn là điểm đến thu hút hàng triệu du khách Việt Nam mỗi năm. Tuy nhiên, một trong những rào cản lớn nhất chính là thủ tục xin visa Nhật Bản phức tạp và đòi hỏi nhiều giấy tờ. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy trình xin visa Nhật Bản một cách chi tiết, dễ hiểu nhất năm 2026.

1. Đi Nhật Bản có cần xin visa không?

Người Việt Nam cần xin visa khi đi Nhật Bản, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt. 

• Công dân Việt Nam mang hộ chiếu ngoại giao hoặc hộ chiếu công vụ còn giá trị, do Bộ Ngoại giao nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam cấp. Với mục đích nhập cảnh Nhật Bản để thực hiện chức năng ngoại giao hoặc lãnh sự hoặc nhiệm vụ chính thức của Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Và thành viên gia đình sống cùng một hộ với họ nếu mang các loại hộ chiếu nói trên, có thể được miễn thị thực nhập cảnh lãnh thổ Nhật Bản không phụ thuộc vào thời gian lưu trú tại Nhật Bản.

• Công dân Việt Nam có hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ còn thời hạn để nhập cảnh với mục đích khác. Sẽ được nhập cảnh và tạm trú với thời hạn không được quá 90 ngày. Lưu ý không áp dụng với những ai nhập cảnh với mục đích tìm việc làm, xin thường trú, hành nghề chuyên môn, làm các công việc khác,…

Vậy visa Nhật Bản hiện nay có mấy loại phổ biến? Đi du lịch Nhật Bản thì xin loại visa nào?

Có hai tiêu chí để phân loại visa Nhật Bản, đó là:

• Số lần nhập cảnh

• Mục đích chuyến đi.

Nếu dựa trên số lần nhập cảnh, thì visa Nhật Bản có 3 loại. Bảng dưới đây sẽ cho bạn thấy sự khác nhau cơ bản về ba loại visa này:

*Lưu ý: Với visa nhiều lần, hiệu lực và thời hạn lưu trú sẽ do Đại sứ quán quyết định.

Nếu chia theo mục đích chuyến đi, visa Nhật Bản lại gồm 5 loại phổ biến:

2. Điều kiện xin visa Nhật Bản

Để được Lãnh sự quán Nhật Bản xem xét cấp visa, bạn cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau đây. Điều quan trọng nhất là hồ sơ phải trung thực và đầy đủ, vì Đại sứ quán xử lý rất nghiêm khắc các trường hợp gian lận.

• Bạn phải sở hữu hộ chiếu còn hiệu lực tối thiểu 6 tháng kể từ ngày kết thúc chuyến đi dự kiến. Hộ chiếu cũng phải đảm bảo còn đủ trang trống để đóng dấu nhập cảnh.
• Toàn bộ hồ sơ và giấy tờ bạn nộp phải chính xác và đúng sự thật. Bất kỳ sai phạm nào về giấy tờ giả mạo hay khai báo không trung thực đều bị từ chối và có thể ảnh hưởng đến các lần xin visa sau.
• Bạn cần chứng minh khả năng tài chính với số dư tài khoản ngân hàng tối thiểu 150 triệu đồng cho mỗi người. Đây là điều kiện quan trọng để Lãnh sự quán tin rằng bạn có đủ khả năng trang trải chi phí trong suốt thời gian lưu trú tại Nhật.
• Mục đích chuyến đi của bạn phải rõ ràng và phù hợp với loại visa đăng ký. Ví dụ, nếu xin visa du lịch thì không được có ý định làm việc hay học tập tại Nhật.
• Bạn không được thuộc các diện bị từ chối nhập cảnh theo quy định trong Luật Quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản, chẳng hạn như có tiền án tiền sự, từng bị trục xuất, hoặc vi phạm luật nhập cảnh trước đó.

3. Chi phí xin visa Nhật Bản tại VietAIR

Lệ phí xin visa Nhật Bản được Lãnh sự quán quy định cụ thể theo từng loại visa. Các mức phí này có thể thay đổi theo từng năm tài chính của Nhật Bản (từ tháng 4 đến tháng 3 năm sau).

Lưu ý: phí dịch vụ visa Nhật Bản chưa bao gồm VAT và có thể thay đổi theo thời điểm, hồ sơ và theo Lãnh Sự Quán. Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ VietAIR qua hotline 19001796 để được tư vấn chi tiết. 

4. Quy định về hồ sơ, giấy tờ xin Visa Nhật Bản

Hồ sơ xin visa Nhật Bản khá phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là danh sách chi tiết các giấy tờ bạn cần chuẩn bị, được phân thành ba nhóm chính.

Nhóm giấy tờ cơ bản 

• Tờ khai xin visa phải được điền đầy đủ theo mẫu của Lãnh sự quán Nhật Bản, gồm 2 trang với các thông tin cá nhân, mục đích chuyến đi và lịch trình dự kiến. Bạn có thể tải mẫu tờ khai từ website chính thức của Đại sứ quán.

• Hộ chiếu gốc còn hiệu lực tối thiểu 6 tháng kèm theo một bản photocopy trang thông tin cá nhân. Nếu bạn có hộ chiếu cũ đã từng đi Nhật hoặc các nước phát triển, nên mang theo để tăng độ tin cậy.
• Hai ảnh màu cỡ 4x6cm chụp trên nền trắng trong vòng 6 tháng gần nhất.
• Lịch trình chi tiết là một trong những tài liệu quan trọng nhất. Bạn cần lập kế hoạch cụ thể cho từng ngày bao gồm địa điểm tham quan, khách sạn lưu trú, phương tiện di chuyển và các hoạt động dự kiến. Lịch trình càng chi tiết và hợp lý thì tỷ lệ đậu visa càng cao.

Nhóm giấy tờ chứng minh tài chính 

• Sao kê tài khoản ngân hàng 6 tháng gần nhất là bản gốc có xác nhận và đóng dấu của ngân hàng. Sao kê phải thể hiện rõ dòng tiền vào ra đều đặn và số dư tăng dần, tránh trường hợp gửi tiền đột ngột trước khi xin visa.
• Giấy chứng nhận số dư tài khoản bản gốc phải cho thấy số dư tối thiểu 150 triệu đồng cho mỗi người. Nếu đi theo gia đình, mỗi người nên có riêng hoặc người bảo lãnh phải có số dư tương ứng.
• Các giấy tờ tài sản khác như sổ đỏ nhà đất, giấy đăng ký xe hơi, chứng khoán hoặc sổ tiết kiệm nếu có thì nên photo công chứng để bổ sung. Những tài liệu này giúp chứng minh bạn có ràng buộc với Việt Nam và sẽ quay về sau chuyến đi.

Nhóm giấy tờ chứng minh công việc 

Tùy vào nghề nghiệp và tình trạng công việc hiện tại, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ khác nhau. 

• Đối với nhân viên công ty, bạn cần có hợp đồng lao động photocopy có đóng dấu công ty, xác nhận đang làm việc kèm mức lương, đơn xin nghỉ phép được duyệt và sao kê lương 3 tháng gần nhất. Nếu công ty trả lương bằng tiền mặt thì cần xác nhận công việc ghi rõ mức lương và có bảng lương 3 tháng đóng dấu xác nhận.
• Đối với chủ doanh nghiệp, cần có giấy đăng ký kinh doanh (hoặc giấy phép kinh doanh) photocopy công chứng, giấy nộp thuế 3 tháng gần nhất có đóng dấu cơ quan thuế và sao kê tài khoản công ty 6 tháng gần nhất để chứng minh doanh nghiệp hoạt động ổn định.
• Đối với người đã nghỉ hưu, cần có quyết định nghỉ hưu hoặc thẻ hưu trí (photocopy công chứng) và sao kê tài khoản nhận lương hưu 3 tháng gần nhất nếu có. Người hưu trí thường được ưu tiên vì Lãnh sự quán tin rằng họ sẽ quay về Việt Nam.
• Đối với học sinh và sinh viên, cần có thẻ học sinh/sinh viên hoặc giấy xác nhận đang theo học photocopy công chứng, kèm theo giấy tờ chứng minh tài chính và công việc của bố mẹ (người bảo lãnh). Học sinh sinh viên thường khó xin visa hơn vì được coi là nhóm có nguy cơ ở lại cao.

Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ

• Nếu đi cùng trẻ em, cần nộp thêm giấy khai sinh.

• Nếu đi cùng vợ/chồng, cần nộp thêm giấy đăng ký kết hôn.

• Tất cả giấy tờ bằng tiếng Việt cần dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Nhật và có công chứng tư pháp.

• Nếu có thư mời bản gốc từ phía Nhật Bản kèm theo giấy bảo lãnh, khả năng đậu visa sẽ cao hơn.

5. Thủ tục xin visa Nhật Bản

Quy trình xin visa Nhật Bản gồm 5 bước chính. Việc nắm rõ từng bước sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn và tránh những sai sót không đáng có.

Bước 1 - Chuẩn bị hồ sơ hoàn chỉnh: Thu thập đầy đủ các giấy tờ theo checklist, đảm bảo tất cả đều còn hiệu lực và được photo công chứng đúng quy định. Bạn nên chuẩn bị hồ sơ trước 1-2 tháng so với ngày dự kiến đi để có thời gian xử lý nếu thiếu giấy tờ.

Bước 2 - Đặt lịch hẹn nộp hồ sơ: Bạn có thể đặt lịch trực tiếp tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Nhật Bản hoặc thông qua các đại lý ủy thác được chỉ định.

Bước 3 - Nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí: Mang theo hồ sơ đầy đủ đến địa điểm đã đặt lịch vào đúng giờ hẹn. Nhân viên sẽ kiểm tra sơ bộ và thu phí visa. Lưu ý chỉ thanh toán bằng tiền mặt và giữ biên lai cẩn thận để nhận kết quả sau này.

Bước 4 - Chờ xét duyệt: Thời gian xét duyệt tối thiểu là 6 ngày làm việc nhưng có thể kéo dài hơn nếu cần bổ sung giấy tờ, phỏng vấn hoặc xin ý kiến Bộ Ngoại giao Nhật Bản. Trong thời gian chờ, bạn có thể tra cứu tiến độ qua website hoặc hotline của đại lý (nếu nộp qua đại lý).

Bước 5 - Nhận kết quả và kiểm tra thông tin: Khi có thông báo, bạn mang biên lai đến nhận hộ chiếu đã dán visa. Hãy kiểm tra kỹ các thông tin trên visa như họ tên, số hộ chiếu, thời hạn hiệu lực, số lần nhập cảnh và thời gian lưu trú có chính xác không trước khi rời khỏi quầy.

6 . Làm thủ tục xin visa Nhật Bản ở đâu?

Tùy vào nơi bạn đang sinh sống, bạn sẽ nộp hồ sơ xin visa tại các địa điểm khác nhau. Việt Nam hiện có ba cơ quan đại diện của Nhật Bản tiếp nhận hồ sơ visa, mỗi cơ quan phụ trách một khu vực địa lý cụ thể.

Đại Sứ Quán Nhật Bản tại Hà Nội

Đại sứ quán tọa lạc tại số 27 Liễu Giai, phường Ngọc Hà, quận Ba Đình, Hà Nội với số điện thoại tổng đài +84 24 3846 3000. Cơ quan này chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý hồ sơ xin visa cho tất cả người dân sinh sống từ tỉnh Hà Tĩnh trở ra phía Bắc. Thời gian làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu, nhận hồ sơ từ 8:30 đến 11:30 sáng và trả kết quả từ 1:30 đến 4:45 chiều.

Tổng Lãnh Sự Quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh

Tổng lãnh sự quán này phụ trách khu vực từ tỉnh Đắk Lắk và Phú Yên trở vào các tỉnh phía Nam. Người dân ở TP. Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Bình Dương, Long An và toàn bộ khu vực Đông Nam Bộ cũng như Tây Nam Bộ đều nộp hồ sơ tại đây.

Tổng Lãnh Sự Quán Nhật Bản tại Đà Nẵng

Kể từ tháng 6/2024, Tổng lãnh sự quán Đà Nẵng đã bắt đầu tiếp nhận cả hồ sơ xin visa ngắn hạn. Cơ quan này phụ trách khu vực miền Trung từ tỉnh Quảng Trị đến tỉnh Gia Lai, bao gồm các tỉnh thành như Đà Nẵng, Thừa Thiên Huế, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Bình Định và Kon Tum. Đây là tin tốt cho người dân miền Trung vì không phải đi xa để nộp hồ sơ.

Ngoài việc nộp trực tiếp tại các cơ quan trên, bạn cũng có thể nộp hồ sơ thông qua các đại lý ủy thác được Đại sứ quán chỉ định hoặc các công ty du lịch chỉ định (đối với visa tour đoàn). Danh sách đầy đủ các đại lý được cập nhật thường xuyên trên website chính thức của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam.

7. Giải Đáp Các Câu Hỏi Thường Gặp 

Nếu bị từ chối cấp visa thì phải làm gì và chờ bao lâu?

Khi bị từ chối cấp visa, bạn phải chờ đủ 6 tháng kể từ ngày bị từ chối mới được phép nộp lại hồ sơ xin visa với cùng mục đích. Đại sứ quán Nhật Bản không công bố lý do cụ thể tại sao hồ sơ của bạn bị từ chối và cũng không tiếp nhận các câu hỏi thắc mắc về vấn đề này. Tuy nhiên, họ có thể đánh dấu một trong ba mã lỗi: A (sai sót nhỏ trong giấy tờ - có thể nộp lại ngay), B (chưa đủ khả năng tài chính), hoặc C (hồ sơ thiếu tính trung thực - phải chờ 6 tháng). Nếu bị lỗi C, bạn cần rà soát lại toàn bộ hồ sơ và chỉ nộp những giấy tờ hoàn toàn chính xác ở lần xin sau.

Hiện tại có thể xin visa Nhật Bản trực tuyến không?

Nhật Bản đã bắt đầu thí điểm chương trình visa điện tử (e-visa) từ tháng 10/2023. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn có thể xin visa hoàn toàn trực tuyến từ đầu đến cuối. Bạn vẫn phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy và nộp trực tiếp tại Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán hoặc thông qua các đại lý ủy thác. Visa điện tử chỉ là hình thức cấp visa mà không cần dán tem vào hộ chiếu, giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn trong việc quản lý.

Visa Nhật Bản có thể gia hạn được không?

Câu trả lời phụ thuộc vào loại visa bạn đang sở hữu. Visa ngắn hạn dạng Multiple (nhiều lần) và Double (2 lần) có thể được xin gia hạn nếu bạn có lý do chính đáng và được người bảo lãnh tại Nhật hỗ trợ làm thủ tục. Thời điểm thích hợp để xin gia hạn là khoảng 3 tháng trước khi visa hết hạn. Tuy nhiên, visa Single (1 lần) hoàn toàn không được gia hạn dưới bất kỳ hình thức nào. Khi visa này hết hạn, bạn bắt buộc phải xuất cảnh về Việt Nam và nếu muốn quay lại Nhật Bản, phải nộp hồ sơ xin visa mới từ đầu.

Bạn đang lo lắng về việc xin visa Nhật Bản quá phức tạp? Sợ bị trượt visa và mất phí? Muốn có vé máy bay giá tốt nhất để tiết kiệm chi phí? VietAIR – đối tác tin cậy của hàng nghìn khách hàng, cam kết mang đến dịch vụ trọn gói từ A đến Z, giúp bạn bay đến xứ sở hoa anh đào một cách dễ dàng và an tâm nhất!

9. Đặt Vé Máy Bay và dịch vụ visa Nhật Bản giá tốt tại VietAIR

Nếu bạn lo ngại thủ tục xin visa Nhật Bản phức tạp, nhiều bước và tốn thời gian, đừng lo! VietAIR sẽ giúp bạn có một chuyến đi Nhật Bản suôn sẻ, từ visa đến vé máy bay.

• Hỗ trợ visa Nhật Bản dễ dàng: Nếu bạn cảm thấy việc xin visa quá rắc rối, VietAIR có dịch vụ hỗ trợ tận tình giúp bạn hoàn thành thủ tục visa nhanh chóng và chính xác. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến việc theo dõi tiến trình visa, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.

• Đặt vé máy bay đi Nhật Bản giá rẻ tại VietAIR, không lo thủ tục: Ngoài việc hỗ trợ visa, VietAIR còn cung cấp vé máy bay với giá ưu đãi, giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch cho chuyến đi mà không phải lo lắng về các thủ tục bay. Đặc biệt, chúng tôi cung cấp dịch vụ Fast Track, bảo hiểm du lịch, eSIM du lịch Nhật Bản giúp chuyến đi của bạn thuận tiện và suôn sẻ.

• Tư vấn miễn phí: Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, chỉ cần gọi đến hotline 1900.1796 chúng tôi sẵn sàng tư vấn và giúp bạn xử lý các vấn đề phát sinh theo quy định từng hãng.

Đặt vé máy bay tại VietAIR không chỉ giúp bạn có chuyến bay giá tốt mà còn giúp bạn dễ dàng hoàn tất mọi thủ tục visa, mang đến trải nghiệm du lịch thuận lợi và dễ dàng nhất!